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プレスリリースの役割とメリットを徹底解説!

プレスリリースマガジン編集部

『○○会社、話題の新商品「○○」をついに発売!』

私たちは、日々インターネットや新聞、テレビでこのようなニュースをたくさん目にしますが、「どうすればうちの会社の商品もニュースに取り上げられるんだろう!?」と不思議に思ったことはありませんか?

実は、その情報源こそが「プレスリリース」なんです。

プレスリリースは、企業がメディアへ提供する「企業の公式文書」

プレスリリースとは、企業がテレビ局や新聞・雑誌社、ニュースサイト運営社などのメディア(報道関係者)に対し、自社の新製品や新サービス、イベント開催などの最新の情報を提供する「公式文書」です。

以前、プレスリリースというものは、報道関係者向け(プレス向け)に提供する文書を指していました。最近では、プレスリリース配信サービスを利用したり自社サイトへプレスリリースを掲載することで、直接消費者の目に触れることも増えたため、ニュースリリースという言い方をすることもあります。

メディアは企業からのプレスリリースを元にテレビ、新聞、雑誌、ニュースサイトにニュースとして取り上げることで一般消費者に対し広く情報発信をしています。つまり、プレスリリースはニュースの素材(ネタ)とも言えるのです。もちろんニュースというものは最新の情報である必要があるため、プレスリリースの内容も最新でなければなりません。

プレスリリースを配信することは、自社の伝えたい最新の情報を世の中に広く知らしめるための重要な広報手段の1つなのです。

広告とは異なるプレスリリースの役割とメリット

プレスリリースを知るためには、まず「広告との違い」を知る必要があります。

一般的に「広告」とは、企業がテレビや新聞の広告枠を買い広告主となることで、一般消費者に対し自社の商品を宣伝する手法です。
一方、プレスリリースは、ニュース記事として取り上げてもらえるようメディアに対し企業の情報を提供(いわゆる広報活動)する代表的手法となります。そのため、プレスリリースでは消費者に対し直接商品の購入を呼びかけるような広告的フレーズの使用はご法度です。

このように、広告の特徴は「企業 → 一般消費者」と、ダイレクトに商品の良さやブランド価値を訴求できるのに対し、プレスリリースの特徴は「企業 → メディア → 一般消費者」と第3者であるメディアを介し、正確で客観的な情報である「ニュース・取材記事・報道」として世の中に発信されていくという違いがあります。そのため、プレスリリースを配信することは、情報が世の中に広がるだけでなく、一般社会全体の信用や共感、支持をより得られやすいというメリットがあるのです。

プレスリリースとして配信できる情報とは?

では、実際にプレスリリースとして配信できる情報にはどのようなものがあるのでしょう?
具体的には下記のようなテーマが対象となります。

  • 新商品/新サービスの発表
  • イベント/セミナーの開催告知
  • キャンペーン実施の告知
  • 調査報告
  • 新会社設立や吸収・合併などの企業動向

など、新しい企業活動であればプレスリリースとして配信できますが、メディアは1日に何百通ものプレスリリースをメールで受け取っており、読むか読まないかを判断するのに数秒もかからないと言われています。プレスリリースの書き方には絶対的な「正解」は存在しません。しかしながら、膨大な数のプレスリリースの中でメディアの目に留まり記事として掲載されるために最低限の基本を押さえる必要があります。

テンプレート集では、メディアを含めた全ての方がプレスリリース内容を理解できるよう、基本を押さえたプレスリリースのテンプレート(雛形)を、目的テーマ別にまとめました。

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メディアに読まれるためのプレスリリースの書き方

まずは大前提として「事実」を書く。これは鉄則です。
特に、インパクトを出したいからといって根拠も無く「日本初」「業界No.1」などと安易に記載することは絶対に止めましょう。最も信頼を失う行為であり、場合によっては法的責任を伴うリスクもあります。

また、プレスリリースは広告とは一線を画すものですので、抽象的な表現は避け、より具体的に事実を書くことを心がけましょう。
例えば「この商品は大容量でお得です!」といくら声高々に謳っていても具体的な数値がないと、読み手である記者は「これは他と比較して大容量である」と客観的に判断することができません。

では、メディアに読まれるためのプレスリリースの書き方はどのようにものなのでしょうか。それにはプレスリリースの基本構成【タイトル】【本文】【問い合わせ先】【補足資料】を理解しつつポイントを押さえる必要があります。

【タイトル】
・プレスリリースの中で一番重要な要素
・30〜50文字を目安に作成する
・時流に乗ったキーワードを入れる

【本文】
・A4用紙1~2枚程度の文章量にまとめる
・5W2Hを意識し、結論を先に書く「結起承転」の構成にする
・提供開始日や発売日などの「日付」を記載する

【問い合わせ先】
・企業名、部署、担当者名、電話番号、FAX番号、Emailアドレスを記載する
・メディアがすぐに連絡が取れるようにフォームやEmailアドレスよりも電話番号がベター

【補足資料】
・画像を挿入して読み手の理解を深める
・A4用紙1~2枚に纏まらない情報は補足資料を付けフォローする

詳細がもっと知りたい方は下記記事もご参考にしてみてください!

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メディアに読まれるためのプレスリリースの書き方
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広報初心者がプレスリリースと混同しがちな文章とは

広報活動において、プレスリリースの定期的な配信は極めて重要です。しかし、重要なのは何でもかんでもプレスリリースとして送信すべきではないということです。広報初心者がプレスリリースと混同しがちな文章として【メルマガ】【ブログ記事やコラム】【宣伝文書】【お知らせ】【ニュースレター】が挙げられます。

メルマガ

メルマガは「メールマガジン」の略称で、企業などの発行者から購読希望者に向けて一斉に送信される電子メールです。メルマガは主に自社商品やサービスのプロモーションやマーケティングの手段として使われるものであり、報道関係者に向けて送信するのは適切ではありません。メルマガの内容をそのままコピペしてプレスリリースとして使用している事例をたまに見かけますが、これはNGです。

ブログ記事やコラム

ブログは自身の体験や意見を共有し、コラムは客観的な事実に基づいて筆者の主張を表現する主観的な視点で書かれる文書です。プレスリリースは客観的な事実を伝える文書であるため、ブログ記事やコラムとは異なります。そのため、個人や企業の主張をプレスリリースとして配信することは不適切です。

宣伝文書

広告やチラシは、大衆に商品やサービスを紹介し、購入を促すための手段です。よく見かけるプレスリリースで、宣伝メッセージが強調されすぎていたり、チラシと変わらないことがあります。このような宣伝メッセージが主体の文書は、単なる広告でありプレスリリースとは異なるため、メディア向けのプレスリリース(公式文書)としては不適切です。プレスリリースは、客観的な事実を要約的に表現しましょう。

お知らせ

お知らせは、一般向けに企業の案内を提供する文書です。例えば、セミナーが満員になったことや休業日の案内、台風による配達の遅延などが該当します。広報初心者にとってプレスリリースとの違いがわかりにくく感じるかもしれませんが、お知らせは、純粋な情報提供を目的とし、ニュースバリューの記載がありません。一方、プレスリリースは新しい情報と価値を提供することが求められます。

ニュースレター

ニュースレターは、メディアや一般向けに送信する、有益な読み物です。これには季節のご挨拶、既存サービスや企業の紹介、近況報告などが含まれます。ニュースレターは一般的に有用な情報を提供することによりメディアや一般の受信者との信頼関係を築くためのコミュニケーションツールとして使用されますが、プレスリリースとは異なります。ニュースレターは情報提供を目的としており、プレスリリースには企業活動における新規性が必要です。

そもそもプレスリリースではないものはもちろん、ニュース性や社会性などのニュースバリュー(情報価値)がないプレスリリースを配信することは、企業価値を損なう可能性があるため、基本的な知識を身につけ、メディアとの信頼関係を築いていくことが重要です。

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メディアが記事にしたくなるプレスリリースに求める「ニュースバリュー」とは?

近年、オンライン上で簡単にプレスリリースを配信することができるようになりました。しかし、残念ながら「新商品をアピールしたい!」「集客したい!」という意欲だけが先行し、広告・宣伝の要素が強すぎる文言や商品スペックの単なる羅列に終始する一方的なプレスリリースも散見されます。

記者A
記者A

商品内容と価格は分かりました。で、このプレスリリースのニュースバリューは何ですか?

しばたか
しばたか

えっと、、、今回は新商品○○が発売になったということ自体がニュースなんですが、記事にしてくれませんか?

記者A
記者A

まったく。。。メディアはおたくの宣伝ツールじゃないよ!

メディアは、驚きをもたらすような新しい情報や社会性・公共性が高い重要な出来事や知識を広く世に提供したり、時には問題提起をする役割を担っています。そのため、メディアへ提供されるプレスリリースにも当然「ニュースバリュー(情報の価値)」が求められます。
主なニュースバリューには以下のようなものが挙げられます。

新規性これまで世の中になかった画期的な商品・サービスなど
例)日本初、業界初、新業態への進出
特異性驚きやギャップをもたらすこと
例)調査結果「80%が知らなかった○○県の名産物」
社会性社会問題や社会的なテーマに関連すること
例)あおり運転防止策グッズ発売
時事性世の中の流行や時事的キーワードに関連することや時節ネタ
例)クリスマスイベント開催
希少性珍しさや限定ものなど
例)1本1万円の最高級つまようじ数量限定販売
人間性感動やストーリー性があるもの
例)新製品開発秘話、インタビュー

単純に商品やサービスの告知だけを事務的に記載するのではなく、これらの要素を絡めてプレスリリースを作成することが重要です。

記者A
記者A

商品内容と価格は分かりました。で、このプレスリリースのニュースバリューは何ですか?

しばたか
しばたか

今回は、弊社調査で分かった「働く女性の90%以上が毎日オフィスで不快に感じている△△」を解消できるオフィス用品を☆☆業界で初めて発売したという点です。昨今の「働き方改革」で☓☓や□□が課題に上がっている中、△△に対する声は※※を理由に重要視されていませんでした。しかし△△に対するオフィス環境を整えることで約○%が組織効率が向上し・・・etc.

記者A
記者A

ふむふむ、おもしろいね。(これは取材してみる価値がありそうだな)

今回は上手くいったようですね。
このように、企業活動をいかにニュースバリューと絡めつつ魅力的な情報として表現できるかは広報担当者の手腕にかかっているのです。

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実際にメディアに聞いた嫌われるプレスリリース事例

下記でご紹介する事例は実際にあったプレスリリースの事例です。こんなプレスリリースを出したら、メディアの方々に嫌われるだけでなく、企業価値を下げてしまいますよという事例をご紹介します。

1:プレスリリースの内容が古い
過去の商品紹介やサービスの更新情報はプレスリリースとして適切でなく、新しい情報が求められます。

2:時節の挨拶
年末年始の挨拶や営業日のお知らせはプレスリリースとしては不適切です。自社ホームページに掲載しましょう。

3:プレスリリースの書き方がメールマガジン調
メールマガジン用の軽い文体は、企業の公式文書であるプレスリリースには不向きです。

4:パソコンによる文章の変換ミス
プレスリリースに誤字や脱字は許されません。第3者にチェックしてもらい、ミスのない文章を作成しましょう。

5:プレスリリースと宣伝の混同
プレスリリースは宣伝ではなく、事実を客観的に伝えるものです。宣伝臭を感じると広告になってしまいます。

6:専門用語の頻出
プレスリリースを受け取った方全員が理解できるよう、専門用語はなるべく避け、必要な場合は説明文を付けましょう。

7:文章が丁寧すぎるプレスリリース
過剰な丁寧語は逆に読みにくくなってしまうため、シンプルな「ですます調」で書きましょう。

8:メディア掲載を依頼する文言が入っている
プレスリリースは情報提供の手段であり、メディアに掲載を依頼することは好ましくありません。

9:実績の数値が細かすぎる
頻繁な実績発表はメディアに不評です。ある程度まとまった数値を実績として配信すべきです。

プレスリリースはただ単に配信するものではありません。プレスリリースをメディアに配信する前に、この内容で本当に問題ないか、配信してよいものかをもう一度考えてみましょう。

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プレスリリースを通してメディアといかに“良好な関係”を築くかが重要

「企業の公式文書」であるプレスリリースは企業とメディアとの“最初の出会い”にもなり得る大切なツールです。それゆえ、書き方や配信におけるマナー違反、ニュースバリューが著しく低いプレスリリースの乱発は、メディアから企業価値を大きく下げてしまうリスクもあるのです。

読み手は、メディア=記者の方です。
最終的には“人と人”との信頼関係を築いていくための心得と通じます。メディアとの良好な関係を築くためにも、自社のニュースをしっかり伝えられる表現力を身につけ、読み手の立場に立ちったきめ細やかな心配りのあるプレスリリースの作成と配信を行いましょう。

また、メディアとの関係を築くためには定期的な情報提供が必要です。一過性の関係ではなく、長期的なパートナーシップを築くことで、信頼性と連携が強化されていきます。自社都合の一方的な情報発信に終始するのではなく、メディアの取材スタイルや興味関心を理解し、それに合った情報提供も行うことが大切です。

なお、メディアとのコミュニケーションでは素早い返信を心がけ、記者からの質問には誠実に対応しましょう。

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